Prestation

Externaliser l'administration du personnel et le suivi RH quotidien

Entre le contrat signé et le solde de tout compte, une trentaine d'actes administratifs jalonnent la vie d'un salarié. Nous les prenons en charge, dans les délais et avec les bonnes mentions.

Demande de contact +33(0)7 82 52 20 32

La partie invisible du travail RH

Une entreprise de vingt personnes n'a pas de directeur des ressources humaines, mais elle a exactement les mêmes obligations qu'une entreprise de deux mille salariés sur la plupart des sujets administratifs. Déclarer une embauche avant la prise de poste, remettre un contrat écrit dans les formes et dans les délais, tenir un registre du personnel à jour, affilier chaque salarié aux régimes obligatoires, organiser les visites médicales, suivre les fins de période d'essai, produire les documents de fin de contrat : rien de tout cela n'est optionnel, et rien de tout cela ne produit de valeur visible tant que c'est bien fait.

Ce travail échoit généralement à une personne qui a un autre métier. Il se fait alors dans les interstices, avec des retards et des approximations qui restent sans conséquence pendant des années, puis se rappellent brutalement à l'occasion d'un litige ou d'une vérification. Notre proposition est simple : reprendre ces actes, en assurer la traçabilité et vous alerter avant les échéances plutôt qu'après.

Un périmètre modulable

Certains employeurs nous confient l'ensemble de l'administration du personnel en complément de la paie. D'autres ne délèguent que les moments critiques : les embauches, les départs, la rédaction des contrats. D'autres encore nous sollicitent ponctuellement pour sécuriser un dossier particulier. Le périmètre se définit au cadrage et se révise en cours de collaboration selon vos besoins.

Le contenu de la mission

Les actes que nous prenons en charge

Embauche et formalités préalables

Déclaration préalable à l'embauche dans les délais requis, ouverture du dossier salarié, affiliation aux régimes de retraite complémentaire, de prévoyance et de frais de santé, inscription auprès des services de santé au travail, adhésion à la caisse de congés payés lorsque le secteur l'impose. Nous constituons également le dossier des pièces justificatives à recueillir selon la situation du salarié, notamment en matière d'autorisation de travail pour les ressortissants étrangers, sujet où l'employeur engage sa responsabilité de façon directe.

Rédaction des contrats et des avenants

Contrats à durée indéterminée, contrats à durée déterminée avec motif de recours rédigé de façon précise, temps partiels avec répartition écrite de la durée du travail, conventions individuelles de forfait, contrats d'apprentissage et d'alternance. Nous adaptons les modèles à votre convention collective et à vos usages, puis nous rédigeons les avenants au fil des évolutions : changement de durée, de fonction, de rémunération, de lieu de travail. Une clause mal rédigée coûte généralement plus cher que le temps passé à la formuler correctement.

Suivi des absences et des arrêts

Enregistrement des congés payés, des repos et des absences diverses, gestion des arrêts de travail avec les signalements associés, suivi des indemnités journalières attendues en cas de subrogation, déclaration des accidents du travail dans les délais impartis, relais de prévoyance lorsque l'arrêt se prolonge. Nous tenons les compteurs à jour et nous vous signalons les situations qui appellent une décision : arrêts répétés, absence injustifiée prolongée, retour nécessitant une visite de reprise ou un aménagement de poste.

Sorties et documents de fin de contrat

Solde de tout compte détaillé, certificat de travail, attestation destinée à France Travail, information sur la portabilité des garanties de prévoyance et de frais de santé, calcul des indemnités dues selon le motif de rupture et le texte applicable. Nous vérifions la cohérence entre le motif retenu, la procédure suivie et les sommes versées, car les trois doivent concorder. Un document remis en retard ou incomplet est l'un des griefs les plus fréquemment ajoutés à une réclamation initialement fondée sur un autre motif.

Registres et obligations de suivi

Tenue du registre unique du personnel, suivi des documents obligatoires selon l'effectif, calendrier des échéances individuelles et collectives, suivi des visites médicales et de leur périodicité, veille sur les seuils d'effectif dont le franchissement déclenche de nouvelles obligations. Nous établissons un tableau de bord partagé sur l'espace client sécurisé, consultable à tout moment, où figurent les échéances à venir et les pièces manquantes au dossier de chaque salarié. Ce tableau se consulte librement, sans avoir à nous solliciter.

Assistance au quotidien

Un gestionnaire identifié répond à vos questions courantes : formalisme d'un renouvellement de période d'essai, conditions d'un passage à temps partiel, traitement d'un jour férié tombant un jour habituellement non travaillé, articulation entre congés payés et arrêt maladie, calcul d'une indemnité avant décision. Ces échanges se font par téléphone au +33(0)7 82 52 20 32 ou par courriel, sans facturation à l'acte lorsqu'ils s'inscrivent dans le forfait convenu. Les sujets qui dépassent la question courante, comme une procédure de rupture, donnent lieu à un devis avant tout travail.

Déroulement

Comment la collaboration s'organise

État des lieux des dossiers du personnel

Nous commençons par examiner ce qui existe : contrats signés ou non, avenants manquants, pièces absentes, registre incomplet, affiliations à vérifier. Cet inventaire produit une liste de régularisations classées par urgence. Beaucoup de dossiers présentent des trous anciens qu'il vaut mieux combler à froid, avant qu'une circonstance particulière ne les mette en lumière. L'inventaire vous est remis sous forme de tableau, salarié par salarié.

Mise en place des modèles et des circuits

Nous constituons une bibliothèque de modèles adaptés à votre branche et à vos pratiques : contrats types, avenants courants, courriers de gestion, notes d'information. Un circuit de validation est défini pour que chaque acte suive le même chemin, avec un responsable identifié de votre côté. Cette normalisation évite les rédactions improvisées le vendredi soir. Les modèles suivent les évolutions de votre convention collective sans que vous ayez à surveiller les avenants.

Traitement au fil de l'eau

Vous nous signalez les événements par l'espace client : projet d'embauche, arrêt reçu, départ annoncé, modification d'horaire. Nous produisons les actes correspondants dans les délais et nous vous les retournons pour signature. Chaque document est archivé dans le dossier du salarié, ce qui reconstitue progressivement un historique complet et exploitable. Les délais propres à chaque acte sont tenus de notre côté, à condition que l'information nous parvienne suffisamment tôt.

Alertes et échéances

Le tableau de bord signale les échéances qui approchent : fin de période d'essai, terme d'un contrat à durée déterminée, renouvellement à formaliser, visite médicale à programmer, fin de droits à maintien de salaire. Ces alertes vous parviennent suffisamment tôt pour que la décision reste ouverte, car une période d'essai laissée expirer ne se rattrape pas. Le même mécanisme couvre les échéances collectives, comme le renouvellement d'une instance représentative.

Revue périodique du dossier

À intervalles convenus, nous faisons le point sur les mouvements de la période, l'évolution de l'effectif, les seuils approchés et les sujets à anticiper. Cette revue se tient dans vos locaux pour les entreprises franciliennes et à distance ailleurs en France. Elle est l'occasion de traiter les questions de fond qui ne trouvent jamais leur place dans les échanges courants.

Les négligences administratives qui coûtent le plus cher

Notre expérience des dossiers repris fait ressortir quelques manquements récurrents, tous évitables et tous coûteux lorsqu'ils se cumulent.

Le contrat à durée déterminée non signé ou remis hors délai, dont les conséquences sont sévères et automatiques.
Le motif de recours rédigé de façon vague, qui ne permet pas de justifier le caractère temporaire de l'emploi.
Le contrat à temps partiel sans répartition écrite de la durée du travail entre les jours ou les semaines.
La convention individuelle de forfait en jours conclue sans suivi effectif de la charge de travail ni entretien annuel.
Le renouvellement de période d'essai formalisé après son terme, donc inopérant.
Les documents de fin de contrat remis tardivement, ou l'attestation destinée à France Travail jamais transmise.
Le registre du personnel absent ou incomplet, première pièce demandée lors d'une visite de l'inspection du travail.

Aucune de ces situations ne relève d'une intention. Elles proviennent toutes du même mécanisme : une charge administrative traitée en urgence par quelqu'un dont ce n'est pas le métier.

Ce que nous ne faisons pas

Notre intervention porte sur l'administration du personnel et son cadre juridique. Nous ne conduisons pas de recrutement, nous n'évaluons pas vos collaborateurs et nous ne nous substituons pas au dirigeant dans ses décisions managériales. Nous ne tenons pas non plus votre comptabilité et n'établissons aucun document relevant du monopole des experts-comptables. Lorsqu'un dossier appelle une représentation en justice, nous préparons les pièces et le chiffrage, mais la défense revient à un avocat, avec lequel nous travaillons volontiers.

Entrer dans la mission à tout moment

Une prise en charge de l'administration du personnel ne dépend d'aucune date anniversaire. Nous démarrons en cours d'année, en reprenant les dossiers dans l'état où ils se trouvent, et nous procédons aux régularisations utiles en parallèle du traitement courant. Les entreprises d'Île-de-France peuvent nous recevoir pour la phase d'inventaire, souvent plus rapide sur place quand il faut consulter des classeurs papier. Pour les employeurs situés dans les autres régions, l'inventaire se fait à partir des pièces déposées sur l'espace client, avec des points téléphoniques réguliers. Cette prestation s'articule naturellement avec la production de la paie, mais elle peut aussi être confiée seule, y compris lorsque vos bulletins sont établis ailleurs.

Questions fréquentes

Vos questions sur l'administration du personnel

Pouvez-vous rédiger nos contrats de travail ?

Oui. Nous rédigeons les contrats et les avenants à partir des éléments que vous nous communiquez : poste, classification, rémunération, durée du travail, lieu, conditions particulières. Le contrat est adapté à votre convention collective, qui impose souvent des mentions spécifiques et parfois des clauses obligatoires. Nous portons une attention particulière aux points sensibles : motif de recours pour un contrat à durée déterminée, répartition des horaires pour un temps partiel, conditions de validité d'un forfait en jours, clauses de mobilité ou de non-concurrence dont la rédaction conditionne l'efficacité. Le document vous est remis pour relecture et signature. Pour les situations à fort enjeu, nous recommandons une validation par votre avocat.

Que se passe-t-il si nous découvrons des dossiers salariés incomplets ?

C'est la règle plus que l'exception dans les dossiers que nous reprenons. Nous établissons d'abord l'inventaire des pièces manquantes salarié par salarié, puis nous distinguons ce qui se régularise sans difficulté de ce qui ne se rattrape pas. Un contrat écrit non remis dans les délais ne se répare pas rétroactivement, mais la situation peut être stabilisée pour l'avenir. Une pièce administrative absente se recueille. Une affiliation oubliée se rattrape auprès de l'organisme, parfois avec effet rétroactif. Nous priorisons selon le risque réel : un dossier de salarié encore présent depuis longtemps mérite plus d'attention qu'un contrat court achevé il y a plusieurs années.

Suivez-vous les visites médicales et les obligations de santé au travail ?

Oui, dans leur dimension administrative. Nous gérons l'adhésion au service de prévention et de santé au travail, la déclaration des salariés, la programmation des visites d'embauche, des visites périodiques et des visites de reprise après certaines absences, ainsi que le suivi renforcé lorsque le poste le justifie. Nous vous alertons sur les échéances et nous conservons les avis d'aptitude dans le dossier du salarié. En revanche, l'évaluation des risques professionnels et la rédaction du document unique relèvent de l'employeur, éventuellement assisté d'un préventeur ; nous pouvons vous orienter sur la démarche sans nous substituer à ce spécialiste.

Gérez-vous les entrées et sorties urgentes ?

Oui, à condition d'être prévenus. La déclaration préalable à l'embauche doit intervenir avant la prise de poste effective, ce qui laisse peu de marge lorsque l'information nous parvient après coup. Nous mettons en place un canal court pour ces situations, par téléphone au +33(0)6 51 68 20 10 ou par un formulaire simplifié sur l'espace client, afin qu'une embauche décidée le matin puisse être déclarée dans la journée. Pour les sorties, le solde de tout compte et les documents associés sont produits dans les jours qui suivent la fin du contrat, sous réserve que les éléments variables du dernier mois nous soient transmis. Anticiper d'une semaine change tout.

Cette prestation est-elle liée à l'externalisation de la paie ?

Elle s'y articule naturellement, puisque les mêmes informations alimentent les deux fonctions, mais elle peut être confiée séparément. Certains employeurs conservent la production des bulletins en interne et nous délèguent l'administratif, souvent parce que la personne qui saisit la paie n'a ni le temps ni la formation juridique pour traiter les contrats et les procédures. La configuration inverse existe aussi. Lorsque les deux sont réunies, le gain est net : plus de double saisie, plus de décalage entre un mouvement de personnel et sa traduction en paie, et un interlocuteur unique qui connaît l'ensemble du dossier.

Pour aller plus loin

Premier contact

Déchargez-vous de l'administratif RH

Dites-nous quels actes vous pèsent le plus et quel est votre effectif. Nous vous proposons sous 24 h ouvrées un périmètre d'intervention et un forfait adapté.