Partenariat

Le pôle social externalisé des cabinets d'expertise comptable

Un pôle paie coûte cher à constituer et se fragilise au premier départ. Nous produisons pour votre cabinet, sous votre nom si vous le souhaitez, avec un engagement de confidentialité sur votre portefeuille.

Demande de contact +33(0)7 82 52 20 32

Le social, une activité exigeante à l'intérieur d'un cabinet comptable

Rares sont les cabinets qui trouvent un équilibre durable sur la paie. Le recrutement de gestionnaires expérimentés est difficile, la technicité augmente à mesure que les branches se complexifient, la responsabilité en cas d'erreur est immédiate et le rapport entre le temps passé et les honoraires facturés reste souvent défavorable. À cela s'ajoute une fragilité structurelle : dans beaucoup de structures, le pôle social repose sur une ou deux personnes, dont l'absence met aussitôt en péril des dizaines de dossiers.

Nous travaillons avec des cabinets qui ont fait des choix différents. Certains nous confient la totalité de leur portefeuille social pour se recentrer sur leurs missions comptables et de conseil. D'autres gardent leur équipe et nous appellent en renfort sur les périodes de charge ou pendant une absence prolongée. D'autres encore nous adressent uniquement les dossiers réputés difficiles, ceux dont la convention collective demande une pratique spécifique.

Notre place dans la relation

Nous sommes un prestataire spécialisé en paie et en conseil social, non un cabinet d'expertise comptable, et nous n'exerçons aucune activité relevant du monopole de votre profession. Cette absence de recouvrement d'activité est précisément ce qui rend le partenariat possible : nous ne sommes pas votre concurrent, nous n'établissons ni comptes annuels ni attestations réservées, et nous n'avons aucun intérêt à entretenir une relation directe avec vos clients au-delà de ce que vous décidez.

Le contenu de la mission

Ce que nous apportons à votre cabinet

Marque blanche ou co-traitance

Deux formules, selon votre positionnement. En marque blanche, la production est réalisée par nos soins et livrée sous votre identité : bulletins à votre en-tête, échanges passant par vous, votre client ne connaissant qu'un seul interlocuteur. En co-traitance, notre intervention est assumée devant le client, ce qui facilite les échanges directs sur les questions techniques et allège votre charge d'intermédiation. Certains cabinets combinent les deux selon les dossiers. Le choix se fait au démarrage et se révise sans difficulté par la suite.

Confidentialité du portefeuille et non-démarchage

Les informations relatives à vos clients ne sortent pas du cadre de la mission et ne sont utilisées à aucune autre fin. Nous nous engageons contractuellement à ne pas démarcher les entreprises de votre portefeuille, pendant la collaboration comme après son terme, et à ne pas répondre à une sollicitation directe sans vous en informer. Cet engagement est écrit, il figure dans la convention qui nous lie, et il constitue la condition élémentaire de ce type de partenariat. Sans lui, aucun cabinet ne confierait ses dossiers.

Restitution comptable au format de votre logiciel

À l'issue de chaque cycle, le journal de paie est généré dans le format d'import attendu par votre outil, avec le plan de comptes que vous utilisez et les axes analytiques que vous nous indiquez. Les écritures sont accompagnées des états de charges par organisme et des provisions pour congés payés et charges associées. Votre collaborateur intègre le fichier sans retraitement ni saisie. Nous adaptons le format à chaque cabinet plutôt que d'imposer le nôtre, et nous ajustons le paramétrage lorsque vous faites évoluer votre plan comptable.

Absorption des pics de charge

Certaines périodes concentrent la difficulté : la fin d'année et ses régularisations, les saisons d'activité de vos clients du commerce, du tourisme ou de la restauration, les vagues d'embauches simultanées. Nous prenons en charge un volume supplémentaire sur ces périodes, sans que vous ayez à recruter pour une pointe temporaire. La montée en charge se prépare quelques semaines à l'avance pour que les dossiers concernés soient paramétrés et testés avant l'échéance.

Remplacement d'un gestionnaire absent

Arrêt maladie prolongé, congé maternité, démission soudaine : le départ de la personne qui tenait la paie laisse un cabinet en difficulté immédiate, avec des échéances qui n'attendent pas. Nous intervenons en relais sur tout ou partie du portefeuille, le temps du remplacement, en prenant les dossiers tels qu'ils nous sont remis, sans exiger de remise en ordre préalable. La restitution au retour du salarié ou à l'arrivée de son successeur se fait avec un dossier documenté, ce qui facilite la reprise en main.

Reprise d'un portefeuille social complet

Certains cabinets décident d'arrêter la production interne pour se concentrer sur leurs missions à plus forte valeur. Nous reprenons alors l'ensemble du portefeuille, dossier par dossier, selon un calendrier échelonné qui évite la bascule simultanée de toutes les entreprises. Chaque dossier fait l'objet d'un contrôle de paramétrage et d'une paie test avant sa mise en production. Le cabinet conserve la relation client, la facturation et la maîtrise du service rendu.

Déroulement

Comment se construit le partenariat

Cadrage et convention

Nous définissons ensemble le périmètre, la formule retenue, les modalités d'échange, les délais respectifs et le mode de facturation. La convention formalise également les engagements de confidentialité et de non-démarchage ainsi que le traitement des données personnelles. Ce document se signe avant tout transfert de dossier, y compris pour une intervention ponctuelle de renfort. Il précise également les responsabilités respectives en cas d'erreur.

Reprise dossier par dossier

Chaque entreprise fait l'objet d'une fiche : convention collective, effectif, particularités, historique des difficultés connues, interlocuteur chez vous. Nous récupérons les paramétrages, les cumuls et les compteurs, puis un mois déjà clos est rejoué chez nous et confronté au bulletin que votre équipe avait établi. Les écarts sont expliqués avant la bascule. Ce travail se conduit par vagues, pour que votre équipe absorbe le changement. Vous validez chaque bascule avant sa mise en production.

Circuit mensuel

Les variables nous parviennent selon le circuit convenu, soit directement de l'entreprise, soit par votre collaborateur. Nous produisons les bulletins, nous vous adressons le contrôle avant diffusion, nous déposons les déclarations et nous vous transmettons les écritures comptables. Le calendrier est fixé dossier par dossier en fonction des dates de virement de chaque client. Les échéances déclaratives sont suivies indépendamment, puisqu'elles n'en dépendent pas.

Traitement des questions techniques

Les questions de droit social et de convention collective posées par vos clients nous parviennent selon la formule retenue : par votre intermédiaire en marque blanche, directement en co-traitance. Nous répondons par écrit lorsque le sujet le justifie, et la note vous est systématiquement communiquée pour que le cabinet garde la maîtrise de ce qui est dit à son client.

Points de suivi réguliers

Un échange périodique fait le point sur les dossiers, les difficultés rencontrées, les évolutions de périmètre et les sujets à anticiper. Ces réunions se tiennent dans vos locaux pour les cabinets franciliens, à distance pour les autres. Elles servent aussi à ajuster les formats de restitution comptable et les circuits lorsque votre organisation évolue. Un compte rendu écrit reprend les décisions prises.

Ce que le cabinet conserve, ce qu'il délègue

Le partage des rôles est net et ne varie pas. Le cabinet conserve la relation commerciale, la facturation, la définition du niveau de service et la responsabilité de ses missions comptables. Il reste l'interlocuteur de son client sur les comptes annuels, la fiscalité et le conseil qu'il apporte. Nous prenons en charge la production sociale : recueil des variables, calcul des bulletins, contrôle avant diffusion, déclarations et suivi des retours d'organismes, administration du personnel si elle est incluse au périmètre, conseil en droit du travail sur les questions courantes.

Cette répartition suppose une discipline de part et d'autre. De notre côté, ne jamais dépasser le périmètre convenu et ne jamais court-circuiter le cabinet. Du vôtre, transmettre les informations qui conditionnent la paie, notamment les mouvements de personnel dont vous avez connaissance avant nous. Les partenariats qui fonctionnent le mieux sont ceux où un collaborateur du cabinet est identifié comme point de contact et connaît le calendrier de production.

Les dossiers que les cabinets nous confient le plus souvent

Les sociétés sous convention Syntec, avec les forfaits annuels en jours à sécuriser, les astreintes et les intercontrats.
Les jeunes entreprises innovantes et les startups, avec l'exonération sur les personnels de recherche, les BSPCE et les actions gratuites.
Les employeurs étrangers qui emploient du personnel en France sans y avoir d'établissement.
Les dirigeants et mandataires sociaux, dont le statut social conditionne le bulletin et les cotisations.
Les structures relevant de plusieurs conventions collectives à la suite d'une croissance externe.
Les dossiers de rattrapage : DSN rejetées depuis plusieurs mois, cumuls faux, allègements mal calculés.

Ce sont précisément les dossiers qui consomment le plus de temps dans un cabinet généraliste et qui exposent le plus en cas d'erreur.

Sept branches ne sont plus traitées ici et relèvent des sites spécialisés du même groupe : le bâtiment et les travaux publics sur btp-paies.fr, la propreté sur proprete-paies.fr, le transport routier sur transport-paies.fr, l'aide à domicile sur aideadomicile-paies.fr, les cabinets d'avocats sur avocats-paies.fr, le sport sur sport-paies.com et les entreprises en procédure collective sur paie-procedures-collectives.fr. Un dossier qui en relève vous est indiqué comme tel, et nous vous orientons vers le site concerné.

Modalités pratiques

Les échanges passent par un espace client sécurisé, cloisonné par dossier, où chaque entreprise dispose de son propre répertoire et où votre cabinet garde une vue d'ensemble. Un interlocuteur unique est désigné pour votre structure et suit l'ensemble du portefeuille confié, ce qui évite d'avoir à réexpliquer un contexte à chaque appel. Nous reprenons des dossiers à n'importe quel moment de l'exercice, y compris en urgence lorsqu'une absence imprévue vous met en difficulté. Nos bureaux se situent en Île-de-France, ce qui permet des rencontres régulières avec les cabinets de la région ; nous travaillons également avec des cabinets installés dans les autres régions, entièrement à distance, ainsi qu'avec des structures qui accompagnent des groupes étrangers employant du personnel en France. Pour engager la discussion, un appel au +33(0)7 82 52 20 32 ou au +33(0)6 51 68 20 10 suffit à caler un premier échange.

Questions fréquentes

Vos questions sur la sous-traitance de la paie

Nos clients sauront-ils que la paie est sous-traitée ?

Cela dépend de la formule retenue. En marque blanche, la production est livrée sous votre identité et votre client n'a qu'un interlocuteur, le vôtre. Les bulletins portent votre en-tête, les échanges passent par votre collaborateur et notre nom n'apparaît pas dans la relation. En co-traitance, notre intervention est assumée, ce qui présente un avantage lorsque les questions techniques sont fréquentes : le client s'adresse directement au gestionnaire qui traite son dossier, sans passer par un intermédiaire. Beaucoup de cabinets commencent en marque blanche puis basculent certains dossiers en co-traitance quand la relation se stabilise. Les deux formules coexistent sans difficulté au sein d'un même portefeuille.

Quelle garantie avons-nous sur le non-démarchage ?

Un engagement contractuel écrit, figurant dans la convention de partenariat, par lequel nous nous interdisons de solliciter directement ou indirectement les entreprises de votre portefeuille, pendant la durée de la collaboration et au-delà de son terme pour une durée convenue. Cet engagement couvre également l'usage des informations auxquelles nous accédons dans le cadre de la mission. Si une entreprise nous contacte spontanément, nous vous en informons et nous ne donnons pas suite sans votre accord. Cette règle n'est pas une précaution de façade : notre activité auprès des cabinets repose entièrement sur elle, et un manquement mettrait fin à ce modèle.

Sous quel format récupérons-nous les écritures comptables ?

Dans celui de votre logiciel. Nous produisons le journal de paie selon votre plan de comptes, avec les ventilations analytiques que vous utilisez et le format d'import attendu par votre outil. Les principaux logiciels du marché sont pris en charge, et pour les configurations particulières nous adaptons le fichier lors du paramétrage initial. Sont joints les états de charges sociales par organisme, la répartition des cotisations et les provisions de congés payés avec les charges associées. L'objectif est que votre collaborateur importe et lettre sans ressaisie. Lorsque vous modifiez votre plan comptable ou changez d'outil, nous ajustons le format sans surcoût.

Pouvez-vous intervenir en urgence sur une absence imprévue ?

Oui, et c'est une demande récurrente. Un arrêt de travail soudain ou une démission en pleine période de production laisse un cabinet devant des échéances immédiates. Nous mobilisons alors un gestionnaire sur votre portefeuille, en commençant par les dossiers dont la date de virement est la plus proche. Les premiers jours servent à récupérer les accès, à identifier les particularités de chaque entreprise et à sécuriser les échéances déclaratives. Cette intervention est bornée dans le temps si vous le souhaitez : à la fin du remplacement, nous restituons les dossiers avec une documentation du paramétrage et des points d'attention relevés, ce qui facilite la prise de fonction de votre nouveau collaborateur.

Comment se déroule la reprise d'un portefeuille entier ?

Par vagues, jamais en une seule fois. Nous commençons par un inventaire des dossiers avec leurs caractéristiques : convention collective, effectif, complexité, échéances, difficultés connues. Un ordre de bascule est arrêté avec vous, en général du plus simple au plus complexe pour roder le circuit. Chaque dossier passe par une reprise de paramétrage, une reconstitution des cumuls et une paie test comparée au dernier bulletin produit par votre équipe. Les écarts sont expliqués avant la mise en production. Selon la taille du portefeuille, l'opération s'étale sur plusieurs mois, et elle peut démarrer à n'importe quelle période de l'année.

Êtes-vous un cabinet d'expertise comptable concurrent ?

Non. Derrière la marque Expertise Paies se trouve la société GCFFS, dont l'activité se limite au domaine social : production de paie, administration du personnel, conseil en droit du travail. Aucune mission réservée à votre profession n'entre dans ce périmètre, ni les comptes annuels, ni les attestations que vous seuls pouvez délivrer. Cette absence de recouvrement exclut toute concurrence sur votre cœur de métier. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle des cabinets nous confient leur portefeuille sans réticence : la sous-traitance à une structure qui exercerait la même activité qu'eux poserait un problème que ce partenariat ne pose pas.

Pour aller plus loin

Premier contact

Ouvrons la discussion

Indiquez-nous la taille de votre portefeuille social et la formule qui vous intéresse. Nous vous proposons sous 24 h ouvrées un cadre de collaboration et une grille tarifaire.